Wigilia firmowa: plan wieczoru, oprawa i co pokazać na ekranie

Czym wigilia firmowa różni się od innych imprez

Wigilia to wieczór bardziej kameralny niż gala i bardziej uroczysty niż impreza integracyjna. Liczą się życzenia, opłatek, wspólna kolacja i chwila na podsumowanie roku. Nie ma tu rozbudowanej części oficjalnej ani nagród, więc oprawa ma budować nastrój, a nie prowadzić program.

Jeśli w firmie w grudniu odbywa się raczej uroczysty wieczór z nagrodami i gośćmi z zewnątrz, zajrzyj do artykułu o tym, jak przygotować galę firmową.

Gdzie odbywają się wigilie firmowe

W badaniu Pracuj.pl z grudnia 2024 roku, przeprowadzonym na 730 użytkownikach serwisu, 30% ankietowanych wskazało, że firmowa wigilia odbędzie się w restauracji albo innej przestrzeni wynajętej przez pracodawcę, a 19%, że w siedzibie firmy [1]. W obu przypadkach oprawa bywa wyzwaniem: w wynajętej sali często nie można niczego przybić do ściany, a biurowy open space trudno w kilka godzin zamienić w świąteczne wnętrze.

Program wigilii firmowej: plan wieczoru i ekran

Rozpisz wieczór na kilka punktów i do każdego dopasuj treść na ekranie. Nawet prosty plan pozwala przygotować materiały z wyprzedzeniem i nie improwizować w trakcie kolacji.

Dekoracje na wigilię firmową: ekran zamiast ozdób

Ekran LED na wigilii nie musi służyć tylko do prezentacji. Może pełnić rolę dekoracji: zmienia salę w kilka minut i znika po wydarzeniu bez śladu.

Cyfrowa choinka i zimowy krajobraz

Pionowy ekran z animowaną choinką, padającym śniegiem albo kominkiem zastępuje część tradycyjnych dekoracji. Sprawdza się tam, gdzie nie można postawić żywej choinki ani niczego zawiesić. Pionowy LED poster o wymiarach 0,64 × 1,92 m ma wysoki, wąski kształt, który pasuje do choinki.

Okno na zimę

W sali bez okien albo w biurze z widokiem na parking ekran może udawać okno z zimowym krajobrazem. Najlepiej sprawdza się spokojny kadr z delikatnym ruchem: padający śnieg, migoczące światła w oddali.

Świąteczna ścianka do zdjęć

Ekran ze świątecznym tłem i logo firmy tworzy ściankę do zdjęć, przy której zespół chętnie się zatrzymuje. Tło można zmieniać w trakcie wieczoru, a zdjęcia od razu nadają się do firmowych mediów. Więcej o tym, jak przygotować ściankę reklamową i ściankę z logotypami.

Powitanie przy wejściu

Ekran przy wejściu wita gości świątecznym hasłem i pokazuje plan wieczoru. Jeśli wigilia jest wspólna dla kilku działów albo partnerów, może też pokazywać logotypy firm, które biorą w niej udział.

Co pokazać zespołowi

• Zdjęcia z całego roku. Wyjazdy, projekty, nowe osoby w zespole. To treść, przy której ludzie najdłużej stoją przed ekranem. Zbierz je wcześniej od kierowników zespołów.
• Rok w kilku liczbach. Zrealizowane projekty, nowi klienci, nowe osoby. Trzy, cztery liczby wystarczą.
• Podziękowania. Dla zespołów, które miały trudny rok, dla osób z okrągłym stażem, dla partnerów.
• Życzenia nagrane wcześniej. Od zarządu, od innych oddziałów, od osób, które nie mogły przyjść.
• Świąteczna wersja logo jako spokojne tło między punktami programu.

Jeśli nie masz gotowych grafik, pomagamy je przygotować w formacie ekranu. O tym, jak przygotować grafikę na ekran pionowy, piszemy w artykule o formacie pionowym.

Jaki ekran do jakiej sali

Kameralna sala w restauracji

Jeden pionowy LED poster przy wejściu albo w rogu sali, jako cyfrowa choinka i pokaz zdjęć.

Długa sala z kilkoma stołami

Kilka pionowych ekranów rozstawionych wzdłuż sali, z tym samym obrazem. Goście przy każdym stole widzą zdjęcia i życzenia z bliska. To konfiguracja grupa osobno.

Ekran między stołami

Przy długim stole albo dwóch rzędach stołów sprawdzi się niski, dwustronny ekran złożony (0,64 × 1,20 m): zdjęcia zespołu widać z obu stron, a ekran nie zasłania sali.

Duża sala i podsumowanie roku

Gdy podsumowanie roku, życzenia zarządu albo kolędy ma oglądać cała sala naraz, lepsza będzie jedna duża ściana LED z pięciu modułów.

Na wigilii goście siedzą przy stołach, często tuż obok ekranu. Według reguły Barco optymalna odległość oglądania to w metrach około dwukrotność rastra w milimetrach [3]. Dla rastra P1.53 daje to około 3 metrów, więc ekran można stawiać blisko stołów.

Świąteczne treści, które nie męczą

• Ciepłe, ciemne tła. Wieczorny nastrój przy stole psuje jaskrawa biel - granat, butelkowa zieleń i złoto pasują do świąt i nie rażą.
• Spokojny ruch. Padający śnieg czy płomień kominka mają działać w tle, a nie przyciągać wzrok przez cały wieczór.
• Bez migających lampek. Animowane światełka łatwo przesadzić. Lampki mogą się mienić, ale nie błyskać: wytyczne WCAG zalecają nie więcej niż trzy błyski na sekundę [2].
• Jeden styl. Te same kolory i krój pisma na powitaniu, zdjęciach i podziękowaniach.

Grudzień to sezon: o czym pamiętać przy terminie

W grudniu wiele firm planuje wigilie na te same dni przed świętami. Sale, catering, artyści i technika są wtedy rezerwowane z wyprzedzeniem, a restauracje bywają zajęte kilkoma wydarzeniami jednego dnia. To ma dwa skutki:

• Termin i miejsce rezerwuj najpierw, a oprawę zamawiaj, gdy znasz salę.
• Zapytaj salę o godzinę wejścia. W grudniu restauracja bywa dostępna dopiero chwilę przed gośćmi. Nasze ekrany przyjeżdżają gotowe i montujemy je nawet w 15 minut, zależnie od liczby kaset.

Z czego składa się koszt ekranów, wyjaśniamy w artykule ile kosztuje wynajem ekranu LED.

Najczęstsze błędy

• Prezentacja z zebrania zamiast kilku plansz z podsumowaniem roku.
• Zdjęcia zebrane w ostatniej chwili, w różnych formatach i jakości.
• Zdjęcia, na których brakuje części zespołu - ktoś zawsze to zauważy.
• Ekran ustawiony tak, że zasłania choinkę, stół z prezentami albo przejście dla obsługi.

Pytania